2018年，数字经济上升至国家战略层面，加速了中国数字经济的落地与实质性发展，数字经济已成为中国经济增长的新引擎。为探讨数字经济环境下的企业档案工作，研究提出解决问题的方案和思路，10月25日，由中国档案学会主办的企业档案工作论坛在北京召开。此次论坛上，来自国家档案局经科司、中国人民大学信息资源管理学院、比亚迪股份有限公司档案中心等部门单位和企业的8位发言人围绕“数字经济环境下的企业档案工作”主题发表了主旨演讲。本报特摘登8位发言人的演讲内容，以飨读者。
一是管理能力的挑战。数字经济时代，信息或者数据产生的速度大大加快，电子文件产生环境发生重大变化，原先的分类方法已经不合适了。手机等移动设备将成为产生文件的主力设备，文件格式将更加多样化，数据类文件占比将越来越高，档案管理的难度越来越大，档案工作的技术含量越来越高，档案工作越来越依赖于外部力量。
二是管理理念的挑战。数字经济时代对档案安全提出了更高的要求。原来的信息主要被用来查找凭证，现在数据不仅仅具有查找凭证的作用，还具有驱动作用。在数字经济的冲击下，文件的生命周期理论再次受到冲击，机构分类法也会受到挑战。
三是服务方式单一，导致服务能力不足的挑战。企业竞争的加剧，导致企业对知识的渴求进一步加剧，如华为等大企业一刻也没有停止对知识的渴求与探索。企业档案大数据进一步发挥作用的路径在哪里？这对鉴定理论提出了挑战。
四是生存空间的挑战。所有挑战最终都会表现为生存空间的挑战，最直接的挑战就是数字经济给综合档案馆带来的巨大冲击。档案管理的范围被冲击，管理空间边界和人员边界被压缩，这使得拓展空间成为当务之急。
五是国际化布局的挑战。如联合利华公司的档案部门分布在世界各地；中国交通建设集团在布局终端档案管理中心；汇丰银行在全世界范围内布局档案管理中心，其亚洲区的档案管理中心设在新加坡，并设有全球档案总监。此外，对档案负责人称呼的转变也值得注意，这是一种全球理念的体现。
档案工作要向前延伸，就要对档案室的工作赋予新的内容，要做前端延伸，而不是前端控制，前端延伸是要让前端的工作成为档案工作的一部分，延伸内容就是要管好企业记录，做好内容的管理。大多企业现有的档案平台还只是一个信息管理平台，远没达到一个协同平台和数据综合查询平台的功能。有的单位提出过“管档案向管数据转变”，我建议叫作“管档案向管数据延伸”。延伸就意味着先守住档案的阵地，然后才能做更多的事情。同时，要对档案室赋予新的内涵。在国外，档案室统称记录管理部，注重记录的合规，国内档案室更偏重进馆前的文件材料管理。未来，档案室不仅仅要具备管理功能，还要具有记录管控的功能，要对产生的记录在归档前进行统筹管理，建立关联关系。
二是要进一步加快数字化转型。为应对工作效率、生存空间、服务能力、资源等挑战，要加快数字化转型。一般把深化的数字化转型叫全业务数字化转型，这意味着管理全流程、服务范围全方位、支撑能力更有力、电子文件要全归、资源要全部数字化。
三是加强人才队伍建设。数字经济时代，需要知识结构丰富的复合型人才。目前，技能领域领军人才极其缺乏，专业统筹规划领域也缺人才，高端人才不足，需要培养具有创新精神的人才。
四是转变理念思路。企业档案部门要加强主动性，正确处理与业务部门的关系，正确处理与信息部门的关系，正确处理与文博部门的关系；文博部门要正确处理与保密部门、机要部门、文秘部门的关系。
目前，关于数字经济与档案的理论研究还处在初级阶段，因此，针对档案管理标准规范体系，我提3点改进建议。
第一，要在不同的层面上去建设规范生态。数字经济实际上具有很典型的生态性，它涉及的不是一个部门，很多时候涉及的是一群人、一个供应链，所以不能关起门来干，要从不同层面来建设规范生态。我认为最核心的规范就是法律，事实上我们国家《电子签名法》当初就是为了消除电子商务发展的法律障碍而出台的，最近在修订的《档案法》也着重提出要建设档案信息化。当前的标准规范体系也需要进行重新构建和调整，未来的标准规范体系肯定还要更有深度，需要再进行一些新的拓展。在数字经济环境下，档案部门将会收集很多新型文件材料，如果不知道业务规则，不了解技术特征，是无法做好管理的，所以要与前端挂接。如何跟前端做好挂接？以前要靠各种规章或靠口头交流，未来要靠规则，要在一些规则上做好对接。
第二，要区分不同对象。数字经济环境下我们需要向前看，目前我们手中的大部分档案还是原先存量的状态，技术赋能下将会产生各种新型文件材料，很多新问题也将随之出现。我们需要区分不同档案管理对象，建议从“三态”的视角（模拟态、数字态、数据态）来改进标准体系升级路径。我曾撰文提出档案对象管理空间演变的3种形态，分别是模拟态、数字态和数据态档案对象管理空间。模拟态档案对象管理空间是以载体为中心的管理空间，这是档案从业者都熟悉的。针对模拟态档案对象管理空间的标准基本上是完备的，模拟态档案材料大多是平面纸质，文件材料要怎么收管存用？多大规格？什么地方写什么？经过这么多年的档案管理实践，这些问题基本都得到了回答。数字态档案对象主要是指各类电子文件，比如说文本、图形图像、音频视频乃至一些社交媒体文件，此时档案管理对象是以内容为中心，相较于重要素防护的模拟态档案对象管理空间，数字态档案对象管理空间更偏重体系管理，目前数字态标准体系核心标准基本具备，但还很不完善，需要进一步扩充。随着智能化信息化水平的深入，包括此次论坛讨论的数字经济的发展，档案对象管理空间将逐渐演变为以数据为中心，即数据态档案对象管理空间，越来越多的数据库、数据集、数据体出现，带来了很多问题。三维数据在一定程度上就是数据态的，针对数据态对象的这一空间下的标准规范体系目前基本上还是空白。
第三，重点发展技术赋能方面的典型标准。如何让包括区块链、大数据等新技术更好地为档案工作服务，如何把新技术应用于档案工作中？这些新技术本身有自己的标准规范体系，但是要跟档案工作结合的话，还是块“处女地”。因此，要针对不同的技术应用场景来制定一些特定的标准规范，重点解决技术赋能下档案工作各个环节出现的新问题。
总之，数字经济环境下标准规范体系改进路径要在现有国家档案法规方案基础上规范生态，重构现有档案标准体系框架，在行业层面要建立“产业界——资源界”协同发展的规范生态，要夯实和继续发展模拟态和数字态对象空间管理的各项标准规范体系，并面向数据态对象管理空间开展技术赋能下的标准规范体系建设工作。
比亚迪股份有限公司是高新技术企业，公司坚持以档案工作为主轨道，向文件工作延伸，并延伸到文件材料的产生过程中，这个延伸不是“拍脑袋”想出来的，而是源于企业业务的需要，在业务实践中自然形成的。
公司档案工作有两大特色：一是深入业务现场；二是流程管控。公司档案工作在文件材料形成过程中就延伸到业务端，延伸到四大业务现场，即产品的研发现场、生产现场、设计现场和建设现场。在产品设计阶段，会产生大量数据和图纸，很多三维数据是无法打印的，必须通过数据管理的方式去传输和保存，这是由公司产品特性决定的。当前，公司电子文件占文件材料产生总量的90%，纸质文件占10%，公司内部形成的电子文件主要是产品技术文件，纸质文件则涵盖职能业务部门产生的合同、订单、会计凭证、资产文件、公司的资质证明及公司合法经营文件等。
公司对文件材料产生阶段进行控制，能够确保设计阶段、研发阶段及生产阶段产生的文件材料及时归档，保证了产品文件材料归档的完整性和及时性，实现了产品文件材料从产生到使用到归档的全生命周期管理，提升了归档质量，从而真正为企业保存了最有价值的文件材料，真正发挥了档案工作的价值。
流程管控一直由公司文档中心负责，这是个良性循环，只有把文件材料产生流程管好，才能确保文件材料的规范，确保档案管理的规范，进而发挥前端控制的价值，提升工作效率。
根据公司发展需求，公司当前建立了三大管理模式，分别为文档一体化管理模式、产品文件生命周期管理模式和360°文档管理模式，建立了文档管理体系（制造业）、工程文件管理体系（轨道交通产业）以及电子文件管理体系（集团），还建立了ECM（集团内容管理平台）。今年9月，ECM一期上线，打通了各业务系统之间的信息流转渠道，打通了研发、生产、销售等业务环节的信息流转渠道，打通了公司与外部客户、供应商之间的业务信息流转渠道，实现了对产品生命周期所有项目文件材料的管控，确保文件材料真实和有效，不仅为用户提供便捷高效的信息利用服务，还保障了公司信息资产的安全，实现了公司信息资源的整合与共享。
数字环境下，公司档案工作者也将积极面对新的挑战，档案工作人员不仅要具备专业水平和专业能力，还要有开阔的视野和丰富的知识，要了解公司的设计体系、制造体系、研发体系等，了解公司的战略，要跟得上公司的发展步伐。
未来，档案库房将不是我们现在肉眼所能看到的一座建筑物，可能会是拥有海量数据的机房，未来的密集架可能会演变为一排排服务器，档案盒可能会消失，演变成一个个“子分类”，查档利用者只要用电脑或移动终端就可以实现快速查档。
目前，中国石化正在构建包括大数据、人工智能、物联网和5G在内的一体化“石化云”平台，大力推进公司信息化进程，越来越多的数据以电子形式沉淀在云平台上，这意味着公司档案部门未来收到的纸质文件材料将越来越少。如何管理大量电子档案是数字经济环境下档案部门必须应对的挑战。
2013年，中国石化启动财务共享服务建设，过去是由各单位财务部门向档案部门移交档案，现在各单位大部分会计资料由共享中心处理完后向档案部门移交，档案的移交主体发生了变化，配套的制度和流程也和过去不一样了。招标档案以前由各单位的工程部门向档案部门移交，现在直接由北京的招标中心通过统一的招投标管理系统来移交，不再打印纸质版。
业务信息化对档案管理提出了许多新的挑战，如档案数据不断增多，归档范围越来越广，专业档案人员逐年减少，档案库房压力越来越大，档案利用要求越来越高等。
2006年，中国石化开始探索档案信息化，经历了从分散部署到集中部署的过程。如何保证电子文件的真实性？中国石化办公厅档案处对归档的业务系统实施准入制，要求将业务系统相关背景信息全部保存。结合国家文书类电子文件检测的一般要求，针对不同业务线的特点，中国石化办公厅档案处制定了不同的检测标准，并向所有归档的业务系统颁发数字证书，要求所有的归档数据都要通过数字证书进行验签。中国石化办公厅档案处还在云平台上开发了一个非结构化数据存储组件，保障档案数据安全。2017年，中国石化使用联盟链技术构建了企业私有链，将电子档案管理各阶段文件特征信息及相关元数据同步至中国石化私有链上，要求业务系统在归档之前将特殊格式的文件材料全部转化成档案的标准格式。
中国石化的档案工作目前面临以下几个挑战。一是业务系统建设跟不上当前的档案管理需求。早前，业务系统在建设时期没有考虑到数据归档的需求，导致如今已经不能完全适应单套制归档要求。二是格式转换出错问题较突出。当前，业务系统生成的电子文件格式不统一，一旦进行集中归档，格式转换出错频繁。三是电子档案的法律凭证价值保障体系建设滞后。由于电子档案具有易修改、对环境依赖性强等特点，导致其在法律凭证功能上存在先天不足，如当税务、审计、监察等第三方跨机构调阅电子档案时，还需打印出来后加盖单位公章才能使用，浪费社会成本。当前，中国石化虽然使用了区块链技术，但因为缺少外部单位的参与和监督，使得外界对电子档案的真实性缺乏信任，希望相关部门能够推动建立多单位参与的档案行业区块链联盟，以确保电子档案的法律凭证价值。四是电子归档推动了原有业务流程的变革。以前档案部门一般不介入前端业务流程，现在归档范围、保管期限、格式转换等要求已被嵌入前端业务系统。“马路警察各管一段”的传统做法已经无法适应时代的要求。档案工作与业务流程相互融合，出现了很多新问题，甚至可能打破以前的归档流程。
人工智能技术如何赋能档案事业？基于档案工作的安全保密要求，科大讯飞股份有限公司早前便构建了档案超脑平台，拥有头像识别、语音识别、声纹识别等功能，以及认知智能层面的语义推理、知识挖掘等自学习能力。目前，档案超脑平台已经更新到了2.0版本。档案超脑平台2.0版本内置了专业的语料库、专业的规范，进一步提升了档案检查的准确率，形成的档案数据也能被完全本地化保存，实现了与互联网的完全隔离，保证了数据的安全可靠。
档案超脑平台2.0版本有3个亮点。一是语音识别引擎的升级，以前的中文引擎和英文识别是隔开的，平台升级以后完全解决了中英文混杂的问题，在重大活动建档、人事访谈，尤其是应对越来越多国际型会议场景下，中英文无缝识别已经成为现实，准确率和速度也进一步提升。二是档案图文的精准识别，该系统拥有自学习能力，现在只要通过简单的一两页样本标注，几乎可以达到100%的精准识别率。三是新增了声纹的识别引擎，能够有效识别并区分讲话人。
目前，科大讯飞的语音识别技术已经在这些方面取得了突破性进展。一是口述征集的效率。一方面，目前可以成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现智能语音档案著录；另一方面，在录音的时候，如果有摄像需求，科大讯飞已经可以确保在不耽误摄像和录音的情况下，同步实现文稿的实时输出。文稿输出过程中，系统采用“人工智能+人工校对”的方式，工作人员可以人工校验修正，几乎可以达到100%的准确率，随后可以再利用平台的声纹识别技术，自动区分讲话人，实现了讲话人的角色分离，进一步提高了口述文稿的整理效率，给文稿的后期利用带来极大方便。二是音视频档案的开发和利用。将音视频档案文本化是盘活音视频档案的一个有效途径。如果完全通过人工来转化，大概是1:10的效率比。如果通过技术手段来解决，可以实现文本的自动提取。如在重大活动中，科大讯飞语音识别技术不仅仅可以将录音转成文字，还能同步采录图像等，再进行自动化提取，然后将这些重要信息完整保存下来，实现快速建档。
科大讯飞在音视频档案数据化中已经实现3点突破。一是智能打点和智能编目。如在新闻联播中，可以自动做到对新闻事件进行打点拆分，形成一个个独立的小新闻并且对每个小新闻进行自动编目。二是通过人脸识别，能够实现对视频中重要人物进行人脸图像的智能聚合。三是实现对音视频信息的快速提取和利用。如要搜集一个重要人物的个人信息时，可以快速对音视频档案进行检索，快速提取其相关信息。
科大讯飞的OCR图文识别技术目前也被运用到相关领域，通过图像识别与分析、语义理解、篇章分析等技术，可以对不同类型文件进行识别，并进行智能分类。用OCR技术识别文书类档案也取得突破性进展，识别率达85%以上，同时可以对识别结果进行实时修改。
国泰君安证券有限公司是在原国泰证券和原君安证券合并的基础上发起设立的股份有限公司，2008年成立档案管理中心，负责总部各部门及全国分支机构客户档案的管理与利用，也是首家实现客户档案（电子影像和实体档案）全国大集中化管理的大型证券公司。
2016年，公司提出“全力布局零售客户服务商和企业机构服务两大战略体系”，并将金融科技创新作为四大战略引擎之一。作为全系统档案信息资源集中管理与共享利用平台，公司领导高度重视数字档案室建设，将其纳为公司金融科技战略的重要项目，精心部署，狠抓落实，并正式启动企业数字档案馆（室）建设项目。
2016年，公司实现了多种类型档案的全生命周期管理；2017年，公司实现了对非现场开户电子文件（档案）管理，并综合利用新技术，深化档案资源利用；2018年，公司实现了基础设施、应用系统等建设的全面推进与稳固，初步实现综合理财管理系统、财务管理系统等电子档案单套制管理；2019年，公司持续推进，与集中营运平台等实现业务对接，逐步扩大电子文件（档案）管理范围，进一步提升档案信息化、智能化水平。
当前，在组织机制方面，公司档案管理中心已经成立领导小组与实施小组，分工明确，全程管控，确保项目按时保质完成；在基础设施方面，借助公司A级高标机房资源，不断加大服务器、存储等硬件设备和软件投入；在应用系统方面，以《企业数字档案馆（室）建设指南》《数字档案室建设评价办法》等为蓝本，要求严格对标；在制度体系方面，修订、新增了20部制度、7部操作规范，确保文件材料收集、存储、管理、共享、备份等环节标准化要求全覆盖。
近年来，公司档案管理中心取得的建设成果有3点。一是档案集中统一规范管理，实现了档案资源共享。二是初步实现了综合理财管理系统、OA系统、财务管理系统等电子档案单套制管理。三是以海量客户档案信息为基础，通过大数据技术、人工智能技术形成客户全档案生命周期图谱，可有效支持业务前端工作开展，从而助力精准营销；运用签名比对技术，通过提取有效的签名特征信息建立了模板库，包括签名的位置、形状、笔画方向，笔画间的搭配以及伪动态信息等；引入人脸识别技术，不仅可以应用于人物专题编研，通过检索条件设置将符合条件的素材进行自动归集，充实档案编研素材，提高档案编研效率，还能应用于客户身份稽核检查，判断是否存在非客户本人办理等违规情况。
自2008年起，公司先后荣获“上海市档案工作先进集体”（连续三届）、“上海市样板档案室”等称号，相关课题和案例获得国家档案局优秀科技成果三等奖、全国企业档案利用案例三等奖等荣誉，成为证券行业档案管理领域的标杆企业。
2019年1月，上海市档案局组织专家组对公司数字档案馆进行验收评审。经专家组审议，一致同意该项目通过验收。上海市档案局授予公司“上海市示范数字档案室”称号。
中国商飞是实施国家大型飞机重大专项中大型客机项目的主体，是统筹干线飞机和支线飞机发展、实现我国民用飞机产业化的主要载体，在北京、美国和欧洲都有相应的办事处。中国商飞上海飞机设计研究院（以下简称“上飞院”）是中国商飞公司的设计研发中心，创建于20世纪70年代，是国内大中型民用飞机设计研究机构，下设15个职能部门、5个工程技术所和5个延伸机构。
目前，工业互联网在民机领域应用广泛，工业互联网具有数字化、网络化和智能化等特点，可以实现生产线、车间、工厂等资产数字化建模，人、机、料、法、环、测等要素网络化连接，工业知识图谱、经验机理沉淀、大数据、机器学习等智能化服务。
目前，企业数字档案馆建设面临的挑战主要有4个：一是档案存储载体由以纸质为主转变为以磁盘为主；二是档案管理对象由纸质实体转变为虚拟实体；三是档案工作场景由显型物理空间向网络虚拟空间转变；四是档案安全由实体安全向网络环境安全转变。
当前，基于民机型号产品数据全生命周期的集成管理平台在型号研制、生产制造、客户服务过程中的深入应用，民机的三维无纸化设计，型号研制文档、记录等可以以电子文件形式编制、审签、流转和发布。电子档案的规范科学管理对于上飞院的管理运行、型号研制、能力提升、内控合规、精益质量、适航验证、知识管理等各项工作具有不可或缺的作用。
目前，上飞院档案信息化建设坚持规范化原则，需求导向原则，安全保密原则，一次规划、分步实施原则，前端控制和全程管理的原则。上飞院坚持将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划，并根据现有条件要求有计划、有步骤地建设；要求档案资源数字化要以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案优先数字化；要求遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。
近年来，上飞院在基础设施建设、档案管理系统建设、数字档案资源建设、标准规范建设、安全保密体系建设和人才队伍建设等方面主动作为，取得了一定的成效。在数字档案资源建设方面，开发了与PDM系统、OA系统、质量系统、合同管理系统、文档中心、门户等系统的接口，实现系统形成电子文件的自动归档。在档案安全体系建设方面，多措并举，安装了病毒防御系统，保障应用系统安全；对于特殊格式文件自动判断，并存储其软件和硬件；建立电子文件备份机制；建立应急处置机制；对于无法满足硬件状态的电子文件采取迁移策略。
随着传统档案馆逐渐向数字档案馆和智慧档案馆的转变，上飞院的档案工作人员紧跟社会需求，积极转型，努力从档案实体管理员转变为文件流程与业务系统设计的重要参与方、企业文件管理的审计员、企业知识资产管理者、企业文化的传播者和企业记忆构建人。
当前，东软集团将人工智能等新技术与档案工作深度融合，提供更加稳健、智能、协调、易用的档案管理系统。随着数字经济的到来，东软集团面对的档案工作需求也发生着巨大的变化。近年来，东软集团也参与了一些企业的信息化建设，感受到了企业对于档案的重视，以及对于档案信息化建设需求的一些变化。
东软集团坚持按照国家行业标准、客户公司的相关标准，为客户公司提供可执行、可落地的档案管理系统。如为某央企建设全集团统一的档案管理平台，统一管理模式、统一档案数据、统一报表输出、业务集中管控，实现了保护信息资产、全面服务业务、促进共享协同等目标。
在档案服务以及档案利用方面，东软集团已经引入人工智能技术，可以实现以下管理目标：通过个性化推荐利用和对用户行为进行分析，能够帮助档案利用人员及时获取所需要的信息；定期对存储的数字档案资产进行检查，及时掌握数据质量情况；解决管理水平差异化的问题，用机器在效率环节接替人工，利用智能辅助档案工作；采用比对、识别、检测等计算机自动化处理，实现快速高效地收集各类档案资源；对标国家标准规范要求，并将标准推动工作的检查能力内置于系统；保证企业数字档案馆（室）应用系统建设需要，充分预留与业务系统对接的空间，支持海量的数据存储。
传统的纸质档案经过数字化之后，在接收入库、进行系统中的挂接之前，一般需要进行检查，对此，国家出台了相应的规定。考虑到技术和人员的限制，之前一般是进行小范围的抽查。现在，图像质检工具能够辅助对档案数字化成果进行质量检查，主要提供档案目录、文件页数、文件格式、图像分辨率、目录与扫描件内容一致性等进行检查，并输出检查报告提供给质检人员。
此外，在系统使用过程中，档案工作人员或兼职工作人员可能会面临各种业务上的问题。在这种情况下，人工智能辅助可以提供基于关键字、口语化和语义理解的问答，还能提供业务导航、业务咨询办理和知识问答等帮助。
当前，东软集团已经通过智能化手段和自动化方式，将相关业务规则内置到档案管理系统，针对不同类型的档案提供相应的质量校验模型，然后进行自动化检查，这样可以定期或者随时对保管的电子档案进行检查，及时发现存在的隐患或者问题，保证所保管的电子档案的安全。结合数据治理工具，同时可以检查档案目录的完整性、档案编号的统一性、档案数据关联的准确性等。
对于档案利用人员，档案检索利用个性推荐这一技术可以对其利用行为进行采集和记录，发现档案利用人员感兴趣或者急需的相关知识和内容，可通过邮件或者短信、微信等多种渠道帮助档案利用人员及时了解所需要的信息。同时，档案智能检索技术在对用户的使用行为进行收集和分析后，可以相应地根据用户的工作、兴趣等，通过智能排序，优先给用户展示相关内容，并提供智能化推荐。
未来，东软集团将会进一步推进新技术和新应用场景的融合，为企业档案工作提供新的产品和相应的服务，以卓越的产品和技术指导驱动档案服务的效率与效能提升。
